Kamu İhalelerinde ISO Belgesi Şartı: Hangi Belgeler İstenir, Geçerlilik Koşulları Nelerdir?

iÇiNDEKiLER

Başlıklar için tıklayın..

Kısa Cevap

Kamu ihale mevzuatında kalite yönetim sistem belgesi (ISO 9001) ve çevre yönetim sistem belgesi (ISO 14001) “kalite ve standarda ilişkin belgeler” arasında düzenlenir; idare bu belgeleri ancak işin niteliği gerektiriyorsa isteyebilir ve mal alımlarında yalnızca özel imalat süreci gerektiren işlerde talep edebilir.

Belgenin TÜRKAK veya IAF karşılıklı tanınma anlaşmasındaki bir akreditasyon kurumunca akredite edilmiş bir kuruluşça düzenlenmiş olması, ihale veya son başvuru tarihinde geçerli olması ve kapsamının ihale konusu işi karşılaması gerekir.

Kamu ihalelerinde ISO belgesi şartı, ihalelere teklif veren işletmelerin en sık hata yaptığı alanlardan biridir. Belge vardır, ama akreditasyonu yoktur. Belge geçerlidir, ama kapsamı ihale konusu işi karşılamaz. Belge sahibi şirket doğrudur, ama belge ihale tarihinde askıdadır. Bu hatalar teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına yol açabilir ve genellikle ihale sürecinde telafi edilemez.

Bu rehberde kamu ihale mevzuatında ISO belgelerinin nasıl düzenlendiğini, hangi koşullarda istenebildiğini, belgenin geçerli sayılması için gereken şartları ve ihaleye girmeden önce yapmanız gereken kontrolleri anlatıyoruz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Her ihalede ihale dokümanı ve yürürlükteki güncel mevzuat esas alınmalı, tereddüt halinde idareden açıklama talep edilmelidir.

Mevzuattaki Yeri: Kalite ve Standarda İlişkin Belgeler

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve mal, hizmet ve yapım işleri için ayrı ayrı düzenlenen uygulama yönetmelikleri, isteklilerin yeterliğini belirlemek için istenebilecek belgeleri sınırlı olarak sayar. ISO yönetim sistemi belgeleri bu düzenlemelerde “kalite ve standarda ilişkin belgeler” başlığı altında yer alır. Mevzuatta açıkça adı geçen yönetim sistemi belgeleri şunlardır:

Kalite yönetim sistem belgesi: Uygulamada ISO 9001
Çevre yönetim sistem belgesi: Uygulamada ISO 14001

Bunların yanında, ihale konusu mal veya işle ilgili olarak Türk Standartları Enstitüsü veya ilgili kuruluşlarca düzenlenen standarda uygunluk belgeleri de bu başlık altında değerlendirilir.

İdare Bu Belgeleri Her İhalede İsteyebilir mi?

Hayır. Kamu ihale mevzuatı, idarenin istediği belgelerin ihale konusu işle ilgili ve işin niteliğine uygun olmasını ister. Temel ilkeler şöyle özetlenebilir:

Mal alımlarında: Kamu İhale Genel Tebliği’ne göre kalite yönetim sistem belgesi ve çevre yönetim sistem belgesi, yalnızca özel imalat süreci gerektiren mal alımı ihalelerinde istenebilir. Rafta hazır bulunan standart bir malın alımında bu belgelerin istenmesi mevzuata aykırıdır.
Hizmet ve yapım işlerinde: Belgeler, işin niteliği gerektiriyorsa ihale dokümanında yeterlik kriteri olarak öngörülebilir.
İlgisiz belge istenemez: İhale konusu işle ilgisi bulunmayan veya işin niteliğinin gerektirmediği kalite ve standart belgelerinin istenmesi, rekabeti ve eşit muameleyi engelleyeceği için mevzuata aykırıdır.
Belgelendirme kuruluşu adı belirtilemez: İhale dokümanında belirli bir belgelendirme kuruluşunun adı yazılarak yalnızca o kuruluşun düzenlediği belge istenemez.

ISO 45001, ISO 27001 veya ISO 22000 gibi diğer yönetim sistemi belgelerinin yeterlik kriteri olarak istenip istenemeyeceği; işin niteliğine, ilgili yönetmelik hükümlerine ve Kamu İhale Kurulu kararlarına göre değerlendirilir. Bu belgeler bazı ihalelerde teknik şartnamede yüklenicinin sözleşme süresince sağlaması gereken bir şart olarak da yer alabilir. Tereddüt halinde ihale dokümanındaki ifadenin idareden açıklama yoluyla netleştirilmesi önerilir.

Belgenin Geçerli Sayılması İçin Gereken Koşullar

Koşul	Açıklama
Akreditasyon	Belge, Türk Akreditasyon Kurumu (TÜRKAK) tarafından akredite edilmiş bir belgelendirme kuruluşunca veya Uluslararası Akreditasyon Forumu (IAF) Karşılıklı Tanınma Anlaşması’nda yer alan bir ulusal akreditasyon kurumunca akredite edilmiş bir kuruluşça düzenlenmiş olmalıdır.
Geçerlilik tarihi	Belgenin ihale tarihinde veya başvuru tarihinde (ön yeterlik ihalelerinde son başvuru tarihinde) geçerli olması gerekir.
Kuruluşun akreditasyon durumu	İhale ilanından önce akreditasyonu geri çekilmiş bir kuruluşun düzenlediği belgeler geçerli kabul edilmez.
Kapsam uyumu	Belgenin kapsamı ihale konusu işi veya malı karşılamalıdır; ilgisiz bir faaliyet için alınmış belge yeterliği kanıtlamaz.
Belge sahibi	Belge, teklif veren istekli adına düzenlenmiş olmalıdır; unvan değişikliği varsa belgenin güncellenmiş olması gerekir.
Belge durumu	Belgenin askıya alınmamış veya geri çekilmemiş olması gerekir.

Akreditasyon neden bu kadar belirleyici?

Kamu ihalelerinde akreditasyon şartı, belgeyi veren kuruluşun bağımsız, yetkin ve tarafsız olduğunun bir akreditasyon kurumu tarafından doğrulanmış olmasını güvence altına alır. Akreditasyonsuz yapılardan alınan veya akreditasyon kapsamı dışında düzenlenen belgeler, görünüşte bir ISO belgesine benzese de ihalede yeterlik belgesi olarak kabul edilmez. Akreditasyonun nasıl doğrulanacağını TÜRKAK akredite kuruluş arama rehberimizde, TÜRKAK akreditasyonlu belgenin ne anlama geldiğini de TÜRKAK onaylı ISO belgesi yazımızda anlattık.

İhaleye Uygun, Akredite Belge

İhale takviminizi, faaliyet kapsamınızı ve çalışan sayınızı paylaşın; TÜRKAK akreditasyonu kapsamında ISO 9001 ve ISO 14001 belgelendirme sürecinizi ihale tarihinize göre planlayalım.

Ücretsiz Teklif Al

Kapsam Uyumu: En Çok Gözden Kaçan Nokta

Belgenin üzerindeki kapsam cümlesi, ihalede belgenin işe yarayıp yaramayacağını belirler. Örneğin:

“Bilgisayar ve çevre birimleri satışı” kapsamlı bir ISO 9001 belgesi, yazılım geliştirme hizmeti ihalesinde yeterliği kanıtlamakta zayıf kalabilir.
“İnşaat taahhüt hizmetleri” kapsamlı bir belge, özel bir elektrik tesisatı veya mekanik tesisat işinde ayrıca değerlendirilebilir.
“Temizlik hizmetleri” kapsamlı bir belge, yemek hizmeti ihalesini karşılamaz.

Bu nedenle belgelendirme sürecinin başında kapsam cümlesini, katılmayı planladığınız ihalelerin konusunu karşılayacak şekilde ve gerçek faaliyetlerinize uygun olarak belirlemeniz önemlidir. Kapsamı sonradan genişletmek mümkündür, ancak bunun için ek bir denetim gerekir ve zaman alır.

Elektronik İhalelerde Belge Sunumu

Kamu ihaleleri büyük ölçüde Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden yürütülmektedir. Elektronik ihalelerde istekliler, yeterlik bilgilerini teklifleriyle birlikte EKAP üzerinden beyan eder. Beyan edilen belgelerin kendisi ise genellikle ihale üzerinde kalan istekliden ve gerektiğinde ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinden, belirlenen süre içinde istenir. Bu nedenle:

Beyan ettiğiniz belge bilgileri (belge numarası, düzenleyen kuruluş, geçerlilik tarihi, kapsam) belgenin aslıyla birebir uyumlu olmalıdır.
Belgenin ihale tarihinde geçerli olduğundan emin olmalısınız; ihale sonrasında geçerliliği sona eren bir belgeyle yapılan beyan da sorun yaratabilir.
Belgeyi istendiği anda ibraz edebilecek şekilde hazır tutmalısınız.

Belge Süresinin Dolması ve Askıya Alınması

İhalelerde sık yaşanan bir sorun, belgenin geçerlilik süresinin ihale tarihine yakın bir zamanda dolması veya gözetim denetimi yapılmadığı için askıya alınmış olmasıdır. ISO belgeleri 3 yıl geçerlidir ve her yıl gözetim denetimi gerektirir. Gözetim denetimini kaçıran işletmenin belgesi askıya alınabilir ve askıdaki belge ihalede geçerli kabul edilmez. Gözetim kurallarını gözetim denetimi rehberimizde, süresi dolan belgelerin durumunu ISO belgesinin süresi doldu yazımızda anlattık. Belge durumunun nasıl sorgulanacağını da belge sorgulama sayfamızda bulabilirsiniz.

İhaleye Girmeden Önce Kontrol Listesi

İhale dokümanında hangi kalite ve standart belgelerinin istendiğini ve bunların yeterlik kriteri mi, sözleşme şartı mı olduğunu belirleyin.
Belgenizi düzenleyen kuruluşun ilgili standart ve sektör kodunda akredite olduğunu doğrulayın.
Belgenin ihale tarihinde geçerli, askıda olmayan ve geri çekilmemiş durumda olduğunu sorgulayın.
Belgenin kapsamının ihale konusu işi karşıladığını kontrol edin.
Belgedeki unvanın ve adresin güncel şirket bilgilerinizle uyumlu olduğunu kontrol edin.
Gözetim denetiminizin tarihini ve belgenin bitiş tarihini ihale takviminizle karşılaştırın.
EKAP’ta beyan edeceğiniz bilgileri belgenin aslıyla karşılaştırın.
İhale dokümanındaki ifade belirsizse, ihale tarihinden önce idareden açıklama talep edin.

İhaleye Yetişmek İçin Belgelendirme Takvimi

Belgesi olmayan bir işletmenin ilk kez ISO 9001 belgesi alması, hazırlık durumuna göre genellikle 2–6 ay sürer. Belge için ihale tarihine birkaç hafta kala harekete geçmek çoğu zaman yeterli olmaz. Ayrıca akredite bir belgelendirme sürecinde “hızlandırılmış” bir belge düzenlenmesi mümkün değildir. Sürenin nasıl planlanacağını ISO 9001 belgesi ne kadar sürer rehberimizde, sürecin tamamını ise ISO 9001 belgesi nedir ve nasıl alınır sayfamızda anlattık.

Sık Sorulan Sorular

Kamu ihalelerinde ISO 9001 belgesi zorunlu mu?

Her ihalede zorunlu değildir. Kalite yönetim sistem belgesi, ihale dokümanında yeterlik kriteri olarak öngörülmüşse istenir. Mal alımlarında bu belge yalnızca özel imalat süreci gerektiren işlerde istenebilir; hizmet ve yapım işlerinde ise işin niteliği gerektiriyorsa öngörülebilir.

İhalede ISO belgesinin akredite olması şart mı?

Evet. Kamu ihale mevzuatına göre kalite ve çevre yönetim sistem belgelerinin TÜRKAK tarafından veya IAF Karşılıklı Tanınma Anlaşması’nda yer alan bir ulusal akreditasyon kurumu tarafından akredite edilmiş bir belgelendirme kuruluşunca düzenlenmiş olması gerekir.

İhalede ISO belgesinin hangi tarihte geçerli olması gerekir?

Belgenin ihale tarihinde veya ön yeterlik ihalelerinde son başvuru tarihinde geçerli olması gerekir. İhale ilanından önce akreditasyonu geri çekilmiş bir kuruluşun düzenlediği belgeler geçerli kabul edilmez.

İhale dokümanında belirli bir belgelendirme kuruluşu istenebilir mi?

Hayır. İhale dokümanında belirli bir belgelendirme kuruluşunun adı belirtilerek yalnızca o kuruluşun düzenlediği belge istenemez. Mevzuata uygun akreditasyona sahip herhangi bir kuruluşun belgesi kabul edilmelidir.

İhalede ISO 45001 veya ISO 27001 istenebilir mi?

Mevzuatta açıkça düzenlenen yönetim sistemi belgeleri kalite ve çevre yönetim sistem belgeleridir. Diğer yönetim sistemi belgelerinin yeterlik kriteri olarak istenip istenemeyeceği işin niteliğine ve Kamu İhale Kurulu kararlarına göre değerlendirilir; bazı ihalelerde bu belgeler teknik şartnamede sözleşme şartı olarak yer alabilir.

Askıya alınmış bir ISO belgesi ihalede kullanılabilir mi?

Hayır. Askıya alınmış belge askı süresince geçersizdir ve ihalede yeterlik belgesi olarak kabul edilmez. Gözetim denetimlerinin zamanında yapılması bu riski ortadan kaldırır.