ISO Belgesi Transferi: Belgelendirme Kuruluşu Nasıl Değiştirilir? IAF MD 2 Kuralları

iÇiNDEKiLER

Başlıklar için tıklayın..

Kısa Cevap

Geçerli ve askıda olmayan akredite bir ISO belgesi, IAF MD 2 kurallarına göre başka bir akredite belgelendirme kuruluşuna transfer edilebilir; yeni kuruluş transfer öncesi bir değerlendirme yapar, uygunsa belgeyi kendi adına düzenler ve gözetim döngüsü kaldığı yerden devam eder. İlk belgelendirmeyi baştan yapmak gerekmez, ancak askıdaki belgeler ve kapatılmamış majör uygunsuzluğu olan belgeler transfer edilemez.

ISO belgesi transferi, mevcut belgelendirme kuruluşundan memnun olmayan işletmelerin çoğu zaman bilmediği bir haktır. Birçok işletme, kuruluş değiştirmek için belgenin süresinin dolmasını beklemesi veya ilk belgelendirme sürecini baştan yaşaması gerektiğini düşünür. Oysa akredite bir belge, belirli şartlar sağlandığında başka bir akredite kuruluşa taşınabilir ve belgelendirme döngüsü kaldığı yerden devam eder.

Bu rehberde transferin hangi kurallara göre yapıldığını, hangi belgelerin transfer edilebildiğini ve edilemediğini, yeni kuruluşun transfer öncesi neleri incelediğini ve sürecin adımlarını anlatıyoruz. Kuralların dayanağı, Uluslararası Akreditasyon Forumu’nun akredite yönetim sistemi belgelerinin transferine ilişkin zorunlu dokümanı IAF MD 2‘dir.

İşletmeler Neden Belgelendirme Kuruluşu Değiştirir?

Hizmet kalitesi: Denetim planlamasında gecikmeler, iletişim sorunları veya raporların geç gelmesi.
Denetçi yetkinliği: Sektörü tanımayan, katma değer üretmeyen denetimler.
Akreditasyon kapsamı: Mevcut kuruluşun yeni bir standartta veya genişleyen faaliyet alanında akreditasyonunun olmaması.
Entegrasyon: Farklı kuruluşlardan alınmış belgelerin tek kuruluşta ve entegre denetimde toplanması isteği.
Maliyet: Daha şeffaf veya uygun fiyatlandırma.
Kuruluşun durumu: Mevcut kuruluşun faaliyetini durdurması veya akreditasyonunun askıya alınması.

Hangi Belgeler Transfer Edilebilir?

IAF MD 2’ye göre transfer yalnızca akredite belgeler için söz konusudur. Yani belgenin, IAF Karşılıklı Tanınma Anlaşması’nı (MLA) imzalamış bir akreditasyon kurumunun (Türkiye’de TÜRKAK) akreditasyonu kapsamında düzenlenmiş olması gerekir. Ayrıca:

Transfer edilebilir	Transfer edilemez
Geçerli ve askıda olmayan belge	Askıya alınmış veya askıya alınma riski bulunan belge
Hem veren hem kabul eden kuruluşun akreditasyon kapsamındaki belge	Akreditasyonsuz veya MLA dışı bir akreditasyonla verilmiş belge
Majör uygunsuzlukları kapatılmış belge	Kapatılmamış majör uygunsuzluğu olan belge (uygunsuzluk transferden önce kapatılmalıdır)
Gözetim takvimi aksamamış belge	Süresi dolmuş belge (yeniden belgelendirme süreci gerekir)

Akreditasyonsuz bir yapıdan alınmış belge “transfer” edilemez. Bu durumda akredite bir kuruluşla ilk belgelendirme süreci baştan yapılır. Belgenizin akredite olup olmadığını nasıl kontrol edeceğinizi TÜRKAK akredite kuruluş arama rehberimizde anlattık.

Transfer Öncesi Değerlendirme: Yeni Kuruluş Neleri İnceler?

Kabul eden kuruluş, yetkin bir personel aracılığıyla transfer öncesi bir değerlendirme yapar. Bu değerlendirme bir denetim değildir; belgenin transfer için uygun olup olmadığını belirleyen bir incelemedir. İncelenen başlıca konular şunlardır:

Belgenin, veren ve kabul eden kuruluşun akreditasyon kapsamında olduğunun doğrulanması,
Transfer talebinin nedenleri,
Belgelendirilmiş sahaların geçerli bir akredite belgeye sahip olması,
Son belgelendirme veya yeniden belgelendirme raporu ile sonraki gözetim raporları,
Açık uygunsuzlukların durumu ve kapatılma kanıtları,
Alınan şikâyetler ve bunlara ilişkin faaliyetler,
Belgelendirme döngüsünde bulunulan aşama (hangi gözetim denetiminin sırada olduğu),
Düzenleyici kurumlarla ilgili yasal uyum konuları.

Raporlara erişilemiyorsa veya gözetim takvimi aksamışsa, kabul eden kuruluş belgeyi yeni bir müşteri gibi değerlendirebilir. Gerekirse transfer öncesi işletmeye bir ziyaret de yapılabilir.

Belgenizi DSR Belgelendirme’ye Taşıyın

Mevcut belgenizi, son denetim raporlarınızı ve gözetim takviminizi paylaşın; transfer uygunluğunu değerlendirip belgelendirme döngünüzü kesintisiz sürdürmek için teklifimizi iletelim.

Transfer Teklifi Al

Transfer Süreci Adım Adım

Mevcut belgenizi doğrulayın: Belgenin geçerli, askıda olmayan ve akredite olduğunu, kapsamının ve bitiş tarihinin güncel olduğunu kontrol edin.
Kabul edecek kuruluşun akreditasyonunu kontrol edin: Yeni kuruluşun ilgili standartta ve sizin sektör kodunuzda akredite olduğundan emin olun.
Belgeleri hazırlayın: Mevcut sertifika, son ilk belgelendirme veya yeniden belgelendirme raporu, sonraki gözetim raporları, açık uygunsuzlukların kapatılma kanıtları ve şikâyet kayıtları.
Başvuru yapın ve transfer nedeninizi belirtin: Kabul eden kuruluş başvuru formu ve transfer öncesi değerlendirme için bu bilgileri ister.
Transfer öncesi değerlendirmeyi bekleyin: Yeni kuruluş belgeleri inceler, gerekirse ziyaret yapar ve transferin uygun olup olmadığına karar verir.
Belgelendirme kararı ve yeni sertifika: Uygun bulunursa kabul eden kuruluş, kendi karar sürecini işleterek belgeyi kendi adına düzenler. Geçerlilik bitiş tarihi genellikle önceki döngüye göre belirlenir.
Eski kuruluşa bildirim: Mevcut sözleşmenizin fesih koşullarına uygun olarak eski kuruluşunuzu bilgilendirin. Aynı kapsam için iki kuruluştan eş zamanlı belge bulundurmayın.
Gözetim takvimini sürdürün: Bir sonraki gözetim veya yeniden belgelendirme denetimi yeni kuruluş tarafından mevcut takvime göre yapılır.

Transferin Zamanlaması

Transfer belgelendirme döngüsünün herhangi bir aşamasında yapılabilir, ancak bazı zamanlamalar daha pratiktir:

Gözetim denetiminden önce: En yaygın zamanlamadır. Transfer tamamlandıktan sonra sıradaki gözetim denetimi yeni kuruluş tarafından yapılır.
Yeniden belgelendirme öncesinde: Belgenin bitiş tarihine yakın bir transfer, yeniden belgelendirmenin yeni kuruluşla yapılmasını sağlar. Ancak sürenin dolmasına çok az kaldığında transfer ve yeniden belgelendirme denetimini aynı takvimde tamamlamak zorlaşabilir.
Kapsam genişletme veya yeni standart eklerken: Örneğin ISO 9001 belgenizi ISO 27001 veya ISO 14001 ile entegre etmek istediğinizde, transfer ve ek standardın belgelendirmesi birlikte planlanabilir.

Gözetim takviminin 12 ay kuralını aşmamak için transferi gözetim denetiminin son tarihinden en az 1–2 ay önce başlatmak önerilir. Gözetim kurallarını gözetim denetimi rehberimizde anlattık.

Transferde Sık Sorulan Endişeler

Belge numaram değişir mi?

Evet. Yeni kuruluş belgeyi kendi adına ve kendi numaralandırma sistemiyle düzenler. Bu nedenle belge numarasını kullandığınız yerlerde (ihale dosyaları, müşteri portalları, web sitesi) güncelleme yapmanız gerekir.

Belge geçerlilik tarihim değişir mi?

Transferle belgelendirme döngüsü baştan başlamaz; geçerlilik süresi genellikle önceki döngünün devamı olarak belirlenir.

Transfer ilk belgelendirmeden daha mı ucuz?

Genellikle evet. Aşama 1 ve Aşama 2 yeniden yapılmadığı için maliyet, transfer öncesi değerlendirme ve sıradaki gözetim veya yeniden belgelendirme denetiminden oluşur.

Mevcut kuruluşum transferi engelleyebilir mi?

Transfer işletmenin hakkıdır ve belgeyi veren kuruluşun onayına bağlı değildir. Ancak mevcut sözleşmenizdeki fesih ve ödeme koşullarına uymanız gerekir. Kapatılmamış bir majör uygunsuzluktan kaçmak amacıyla transfer yapılamaz; açık uygunsuzluklar transferden önce kapatılmalıdır.

Transfer mi, Yeni Belgelendirme mi?

Her kuruluş değişikliği transfer yoluyla yapılamaz. Hangi yolun uygun olduğu, mevcut belgenin durumuna bağlıdır:

Durum	Uygun yol	Pratik sonuç
Belge geçerli, askıda değil, akredite ve gözetim takvimi aksamamış	Transfer	Döngü kaldığı yerden devam eder; Aşama 1 ve Aşama 2 tekrarlanmaz
Belge geçerli ancak kapatılmamış majör uygunsuzluk var	Önce uygunsuzluğun mevcut kuruluşla kapatılması, ardından transfer	Uygunsuzluk kapatılmadan transfer kabul edilmez
Belge askıya alınmış	Önce askının mevcut kuruluşla kaldırılması	Askı süresince transfer yapılamaz
Belge süresi dolmuş	Yeniden belgelendirme veya ilk belgelendirme	Süre dolduktan sonra transfer söz konusu değildir
Belge akreditasyonsuz veya MLA dışı akreditasyonla verilmiş	İlk belgelendirme	Aşama 1 ve Aşama 2 baştan yapılır
Gözetim denetimleri yapılmamış veya raporlara erişilemiyor	Kabul eden kuruluşun değerlendirmesine göre yeni müşteri muamelesi	Ek denetim veya ilk belgelendirme gerekebilir

Farklı Kuruluşlardaki Belgeleri Tek Çatıda Toplamak

Birçok işletme yıllar içinde ISO 9001’i bir kuruluştan, ISO 14001’i başka bir kuruluştan, ISO 27001’i de üçüncü bir kuruluştan almış olabilir. Bu durum; ayrı denetim takvimleri, tekrar eden denetim günleri ve birbirinden kopuk raporlar anlamına gelir. Belgeleri transfer yoluyla tek bir akredite kuruluşta toplamak şu avantajları sağlar:

Entegre denetim: Ortak süreçler (doküman kontrolü, iç tetkik, yönetimin gözden geçirmesi, düzeltici faaliyet) tek seferde denetlenir ve toplam denetim süresi kısalır.
Tek takvim: Gözetim ve yeniden belgelendirme tarihleri zamanla tek bir takvimde birleştirilebilir.
Tutarlı bulgular: Aynı denetim ekibi sistemlerin birbirine etkisini bütün olarak değerlendirir.
Tek muhatap: Teklif, faturalama, belge güncellemeleri ve iletişim tek kuruluş üzerinden yürür.

Belgelerin bitiş tarihleri farklıysa, takvimlerin birleştirilmesi birkaç denetim döngüsü içinde ve akreditasyon kurallarına uygun şekilde planlanır. Entegre sistemin mantığını entegre yönetim sistemi rehberimizde anlattık.

DSR Belgelendirme’ye Transfer

DSR Belgelendirme olarak TÜRKAK akreditasyonu kapsamındaki standartlarda belge transferi kabul ediyoruz. Akreditasyon kapsamımızdaki standartları TÜRKAK akreditasyonlu verdiğimiz ISO belgeleri sayfamızda, akreditasyonun neden önemli olduğunu ise neden TÜRKAK akreditasyonlu kuruluşlarla çalışmalısınız yazımızda bulabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

ISO belgesi başka bir belgelendirme kuruluşuna transfer edilebilir mi?

Evet. Geçerli, askıda olmayan ve IAF MLA üyesi bir akreditasyon kurumunun akreditasyonu kapsamında düzenlenmiş bir belge, IAF MD 2 kurallarına göre başka bir akredite kuruluşa transfer edilebilir.

Belge transferinde yeniden Aşama 1 ve Aşama 2 denetimi yapılır mı?

Hayır. Kabul eden kuruluş transfer öncesi bir değerlendirme yapar ve uygun bulursa belgeyi kendi adına düzenler. Belgelendirme döngüsü kaldığı yerden sıradaki gözetim veya yeniden belgelendirme denetimiyle devam eder.

Askıya alınmış bir belge transfer edilebilir mi?

Hayır. Askıya alınmış veya askıya alınma riski bulunan belgeler transfer için kabul edilmez. Önce askıya neden olan sorunların mevcut kuruluşla giderilmesi gerekir.

Akreditasyonsuz bir belge transfer edilebilir mi?

Hayır. Transfer yalnızca akredite belgeler için geçerlidir. Akreditasyonsuz bir belgeye sahip işletmenin akredite bir kuruluşla ilk belgelendirme sürecini baştan yapması gerekir.

Transfer için hangi belgeler gerekir?

Mevcut sertifika, son ilk belgelendirme veya yeniden belgelendirme raporu, sonraki gözetim raporları, açık uygunsuzlukların kapatılma kanıtları, şikâyet kayıtları ve transfer nedenini belirten başvuru gerekir.

Transferden sonra belge numarası değişir mi?

Evet. Kabul eden kuruluş belgeyi kendi numarasıyla düzenler. Geçerlilik süresi ise genellikle önceki belgelendirme döngüsünün devamı olarak belirlenir.