ISO 45001 Doküman Listesi: Zorunlu Dokümanlar, Kayıtlar ve 6331 ile Bağlantısı

iÇiNDEKiLER

Başlıklar için tıklayın..

Kısa Cevap

ISO 45001:2018, yönetim sistemi dokümanları için sabit bir prosedür sayısı istemez; kapsam, İSG politikası, roller, risk ve fırsatlar, tehlike değerlendirme metodolojisi, yasal şartlar, hedefler, acil durum planları ve çeşitli kayıtlar gibi belirli dokümanlı bilgileri zorunlu tutar. Türkiye’de bu dokümanların önemli bir kısmı 6331 sayılı Kanun kapsamında zaten hazırlanan risk değerlendirmesi, acil durum planı ve eğitim kayıtlarıyla örtüşür.

ISO 45001 doküman listesi, iş sağlığı ve güvenliği yönetim sistemi kuran işletmelerin en çok aradığı kaynaklardan biridir. Çünkü çoğu işletme “kaç prosedür yazmamız gerekiyor?” sorusuyla başlar. ISO 45001:2018 ise bu soruya bir sayıyla cevap vermez. Standart, belirli konularda dokümanlı bilginin muhafaza edilmesini (doküman) veya saklanmasını (kayıt) şart koşar. Geri kalanı, işletmenin büyüklüğüne ve risklerine göre kendi belirleyeceği destekleyici dokümanlardır.

Bu rehberde ISO 45001’in açıkça istediği dokümanlı bilgileri madde numaralarıyla listeliyor, Türkiye’de 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamında zaten tuttuğunuz belgelerle nasıl eşleştireceğinizi anlatıyor ve denetimde en sık karşılaşılan doküman bulgularını paylaşıyoruz. Standardın genel yapısı için ISO 45001 belgesi sayfamıza göz atabilirsiniz.

“Doküman” ve “Kayıt” Farkı: Muhafaza Etmek ve Saklamak

ISO 45001, diğer yönetim sistemi standartlarıyla aynı ortak yapıyı kullanır ve iki farklı ifadeye yer verir:

Dokümanlı bilgiyi muhafaza etmek (maintain): Güncel tutulması gereken, değiştiğinde revize edilen dokümanlardır. Politika, kapsam, metodoloji ve planlar bu gruptadır.
Dokümanlı bilgiyi saklamak (retain): Bir faaliyetin yapıldığını kanıtlayan kayıtlardır. Eğitim katılım kayıtları, iç tetkik raporları, ölçüm sonuçları ve olay soruşturmaları bu gruptadır. Kayıtlar sonradan değiştirilmez, belirlenen süre boyunca saklanır.

Bu ayrım önemlidir, çünkü denetçi bir dokümanın güncel olup olmadığını, bir kaydın ise gerçekten o tarihte oluşturulup oluşturulmadığını sorgular. Dokümanların kâğıt veya elektronik olması fark etmez. Önemli olan erişilebilir, okunabilir, yetkisiz değişikliğe karşı korunmuş ve sürüm kontrollü olmalarıdır (madde 7.5).

ISO 45001 Zorunlu Dokümanlı Bilgiler (Madde Madde)

Aşağıdaki tablo, ISO 45001:2018 metninde açıkça dokümanlı bilgi istenen yerleri özetler. “Tür” sütunu, ilgili bilginin güncel tutulacak bir doküman mı yoksa saklanacak bir kayıt mı olduğunu gösterir.

Madde	Dokümanlı bilgi	Tür
4.3	İSG yönetim sisteminin kapsamı	Doküman
5.2	İSG politikası	Doküman
5.3	Kuruluş içi roller, sorumluluklar ve yetkiler	Doküman
6.1.1	Riskler ve fırsatlar; bunları belirlemek ve ele almak için gereken süreç ve faaliyetler	Doküman
6.1.2.2	İSG risklerinin değerlendirilmesinde kullanılan metodoloji ve kriterler	Doküman ve kayıt
6.1.3	Yasal şartlar ve diğer şartlar	Doküman ve kayıt
6.2.2	İSG hedefleri ve bu hedeflere ulaşma planları	Doküman ve kayıt
7.2	Yetkinliğin kanıtı (eğitim, öğrenim, deneyim)	Kayıt
7.4.1	İç ve dış iletişimin kanıtı (uygun olduğu ölçüde)	Kayıt
8.1	Süreçlerin planlandığı gibi yürütüldüğüne güven sağlayacak ölçüde operasyonel bilgiler	Doküman ve kayıt
8.2	Olası acil durumlara müdahale süreci ve planları	Doküman ve kayıt
9.1.1	İzleme, ölçme, analiz ve performans değerlendirme sonuçları; ölçüm cihazlarının bakım ve kalibrasyonu	Kayıt
9.1.2	Yasal şartlara uyumun değerlendirilmesi sonuçları	Kayıt
9.2.2	İç tetkik programının uygulandığının ve tetkik sonuçlarının kanıtı	Kayıt
9.3	Yönetimin gözden geçirmesi sonuçları	Kayıt
10.2	Olayların ve uygunsuzlukların niteliği, alınan faaliyetler, sonuçları ve etkinliği	Kayıt
10.3	Sürekli iyileştirmenin kanıtı	Doküman ve kayıt

Dikkat ederseniz bu listede “çalışanların katılımı ve danışma” (madde 5.4) için açık bir doküman şartı yoktur. Ancak bu, ISO 45001’in en çok önem verdiği konulardan biridir ve denetçi bunu mutlaka sorgular. İSG kurulu tutanakları, çalışan temsilcisiyle yapılan toplantı notları ve öneri kayıtları, katılımın en güçlü kanıtlarıdır. Standardın maddelerini ayrıntılı incelemek isterseniz ISO 45001 standart maddeleri rehberimize göz atabilirsiniz.

6331 Sayılı Kanun Belgeleriyle Eşleştirme

Türkiye’de faaliyet gösteren bir işletme, ISO 45001’e başlamadan önce 6331 sayılı Kanun ve ilgili yönetmelikler gereği birçok İSG dokümanını zaten hazırlamak zorundadır. Bu dokümanları ayrı bir “ISO seti” olarak yeniden yazmak yerine yönetim sistemine bağlamak hem zaman kazandırır hem de denetimde tutarlılık sağlar.

Mevzuat kapsamındaki belge	İlişkili ISO 45001 maddesi	Dikkat edilecek nokta
İşyeri risk değerlendirmesi raporu	6.1.2 Tehlike tanımlama ve risk değerlendirme	Metodoloji ve kriterlerin yazılı olması; rutin olmayan işler, taşeronlar ve ziyaretçilerin de dikkate alınması
Acil durum planı ve tatbikat kayıtları	8.2 Acil durumlara hazırlık ve müdahale	Tatbikat sonrası değerlendirme ve planın gerektiğinde güncellenmesi
Çalışan İSG eğitim kayıtları	7.2 Yetkinlik, 7.3 Farkındalık	Eğitimlerin tehlike sınıfına uygun süre ve sıklıkta yapılması, etkinliğin değerlendirilmesi
İSG kurulu tutanakları ve çalışan temsilcisi kayıtları	5.4 Danışma ve katılım	Alınan kararların takibi ve kapatılması
İş ekipmanlarının periyodik kontrol raporları	8.1 Operasyonel planlama, 9.1 İzleme ve ölçme	Kontrol tarihlerinin takibi ve tespit edilen uygunsuzlukların giderilmesi
Ortam ölçümleri (gürültü, toz, aydınlatma vb.)	9.1.1 İzleme ve ölçme	Sonuçların sınır değerlerle karşılaştırılması ve risk değerlendirmesine yansıtılması
Sağlık gözetimi ve işe giriş/periyodik muayene kayıtları	8.1, 9.1	Kişisel sağlık verilerinin gizliliğinin korunması
İş kazası ve meslek hastalığı bildirimleri, ramak kala kayıtları	10.2 Olay, uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet	Kök neden analizi ve düzeltici faaliyetin etkinliğinin doğrulanması
KKD zimmet ve uygunluk kayıtları	8.1.2 Tehlikeleri ortadan kaldırma ve riskleri azaltma	KKD’nin kontrol hiyerarşisinin son basamağı olduğunun gösterilmesi

Bu eşleştirmenin pratik faydası şudur: Denetçi “tehlike tanımlama süreciniz nedir?” diye sorduğunda, ayrıca yazılmış bir prosedür yerine fiilen kullandığınız risk değerlendirme metodolojisini ve güncel raporu gösterebilirsiniz. Önemli olan, bu belgelerin yönetim sisteminin bir parçası olarak gözden geçirilmesi, hedeflerle ve iç tetkiklerle bağlantılı tutulmasıdır.

ISO 45001 Belgelendirme Teklifi Alın

Çalışan sayınızı, tehlike sınıfınızı ve saha bilgilerinizi paylaşın; TÜRKAK akreditasyonu kapsamında ISO 45001 denetim süresini ve 3 yıllık teklifimizi hazırlayalım.

Ücretsiz Teklif Al

Önerilen Destekleyici Dokümanlar

Standart açıkça istemese de, aşağıdaki dokümanlar çoğu işletmede sistemin işlerliğini kanıtlamayı kolaylaştırır. Küçük bir ofiste bunların birkaçı tek sayfalık talimatlar olabilir; büyük bir üretim tesisinde ise ayrıntılı prosedürlere dönüşür:

Kuruluşun bağlamı analizi: İç ve dış hususlar ile çalışanların ve diğer ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentileri (madde 4.1 ve 4.2).
Değişiklik yönetimi talimatı: Yeni makine, yeni proses, yerleşim değişikliği veya yeni mevzuat öncesi İSG etkilerinin değerlendirilmesi (madde 8.1.3).
Yüklenici ve tedarik kontrolü: Taşeron firmaların İSG şartlarının belirlenmesi ve izlenmesi (madde 8.1.4).
İzin sistemi (iş izni) talimatları: Yüksekte çalışma, sıcak çalışma, kapalı alan, enerji izolasyonu (kilitleme-etiketleme) gibi yüksek riskli işler için.
Olay soruşturma talimatı: Kazaların, ramak kalaların ve meslek hastalıklarının nasıl raporlanacağı ve analiz edileceği.
İç tetkik talimatı ve yıllık tetkik programı: Tetkikçilerin tarafsızlığı ve yetkinliğiyle birlikte.
Yönetimin gözden geçirmesi gündemi: Madde 9.3’te istenen girdileri kapsayan şablon.

Denetimde En Sık Görülen Doküman Bulguları

ISO 45001 denetimlerinde doküman eksikliğinden çok, dokümanla saha arasındaki uyumsuzluk bulgu olarak yazılır. En sık karşılaşılan durumlar şunlardır:

Risk değerlendirmesinin güncel olmaması: Yeni bir makine veya proses devreye alınmış ama risk değerlendirmesi revize edilmemiştir.
Kontrol hiyerarşisinin uygulanmaması: Tüm riskler için tek önlem olarak KKD yazılmıştır; ortadan kaldırma, ikame ve mühendislik kontrolleri değerlendirilmemiştir.
Yasal şartlar listesinin eksik olması: Faaliyetle ilgili yönetmelikler listede yoktur veya uyum değerlendirmesi yapılmamıştır.
Tatbikat kayıtlarının yalnızca fotoğraftan ibaret olması: Tatbikatın değerlendirmesi ve çıkan iyileştirme faaliyetleri kayıt altına alınmamıştır.
Ramak kala bildirimlerinin olmaması: Kayıtlarda hiç ramak kala görülmemesi, raporlama kültürünün işlemediğinin işareti olarak değerlendirilir.
Hedeflerin ölçülebilir olmaması: “İş kazalarını azaltmak” gibi ölçütü ve sorumlusu olmayan hedefler.

Bu bulgular, iç tetkikte erken yakalandığında belgelendirme denetimini çok daha rahat geçirmenizi sağlar. Kendi iç tetkikinizde kullanabileceğiniz soruları ISO 45001 iç tetkik soru listesi yazımızda madde madde topladık.

Doküman Yapısını Kurarken Pratik Öneriler

Az ama işleyen doküman: Kimsenin okumadığı kalın bir el kitabı yerine, sahada kullanılan kısa talimatlar ve formlar daha değerlidir. ISO 45001 bir el kitabı şart koşmaz.
Tek kaynak ilkesi: Aynı bilgiyi birden fazla dokümanda tekrar etmeyin. Risk değerlendirme raporu tek yerde güncellensin, diğer dokümanlar ona atıf yapsın.
Entegre yapı: ISO 9001 veya ISO 14001 belgeniz varsa doküman kontrolü, iç tetkik, yönetimin gözden geçirmesi ve düzeltici faaliyet süreçlerini ortak kullanabilirsiniz. Diğer standartların listeleri için ISO 9001 doküman listesi ve ISO 14001 doküman listesi yazılarımıza bakabilirsiniz.
Erişim ve gizlilik: Sağlık gözetimi kayıtları özel nitelikli kişisel veri içerir. Bu kayıtlara erişimi işyeri hekimi ve yetkili kişilerle sınırlayın.
Saklama süreleri: Her kayıt türü için saklama süresini belirleyin. Mevzuatın öngördüğü süreler varsa bunları esas alın.

Belgelendirme Denetiminde Dokümanlar Nasıl İncelenir?

Belgelendirme sürecinin ilk adımı olan Aşama 1 denetiminde denetçi; kapsamı, politikayı, tehlike değerlendirme metodolojisini, yasal şartlar listesini, iç tetkik ve yönetimin gözden geçirmesi kayıtlarını inceleyerek sistemin sahada denetlenmeye hazır olup olmadığına karar verir. Aşama 2’de ise bu dokümanların sahadaki karşılığı aranır: risk değerlendirmesinde yazan önlem sahada uygulanıyor mu, eğitim kaydı olan çalışan tehlikeyi ve acil durum talimatını biliyor mu? İki aşamanın ayrıntılarını Aşama 1 ve Aşama 2 denetimi rehberimizde anlattık.

Dokümantasyonunuzu tamamladıktan sonra bütçe planlaması için ISO 45001 belgesi fiyatı yazımıza, başvuru adımları için de ISO 45001 belgesi nasıl alınır rehberimize göz atabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

ISO 45001 için kaç prosedür yazmak zorunludur?

ISO 45001:2018 belirli bir prosedür sayısı şart koşmaz. Kapsam, İSG politikası, roller, riskler ve fırsatlar, risk değerlendirme metodolojisi, yasal şartlar, hedefler ve acil durum planları gibi dokümanlı bilgilerin muhafaza edilmesini; eğitim, ölçüm, iç tetkik ve olay kayıtlarının saklanmasını ister.

ISO 45001 el kitabı zorunlu mu?

Hayır. ISO 45001 bir İSG el kitabı şart koşmaz. Kapsam, politika ve süreç ilişkilerini kısa bir sistem dokümanında toplamak faydalı olabilir, ancak zorunlu değildir.

6331 kapsamındaki risk değerlendirmesi ISO 45001 için yeterli mi?

Mevzuat kapsamındaki risk değerlendirmesi ISO 45001’in tehlike tanımlama ve risk değerlendirme şartlarının önemli bir kısmını karşılar. Ancak ISO 45001 ayrıca metodoloji ve kriterlerin yazılı olmasını, rutin olmayan faaliyetlerin, yüklenicilerin, değişikliklerin ve İSG fırsatlarının da değerlendirilmesini ister.

ISO 45001 kayıtları ne kadar süre saklanmalı?

Standart belirli bir saklama süresi vermez; süreyi işletme belirler. Mevzuatın öngördüğü süreler varsa bunlar esas alınmalıdır. Belgelendirme döngüsü boyunca, yani en az son üç yılın kayıtlarına denetimde erişilebilmesi pratik bir asgari ölçüdür.

Çalışan katılımı nasıl kanıtlanır?

İSG kurulu tutanakları, çalışan temsilcisiyle yapılan toplantı kayıtları, çalışan önerileri, risk değerlendirmesine çalışanların katıldığını gösteren imzalı formlar ve ramak kala bildirimleri, danışma ve katılımın en güçlü kanıtlarıdır.

Dokümanlar elektronik ortamda tutulabilir mi?

Evet. ISO 45001 doküman ortamını sınırlamaz. Elektronik dokümanların erişilebilir, sürüm kontrollü, yedeklenmiş ve yetkisiz değişikliğe karşı korunmuş olması yeterlidir.