Bir işletmede işler her zaman planlandığı gibi gitmeyebilir. Üretimde hatalı bir ürün ortaya çıkabilir, müşteri şikâyeti alınabilir, bir denetimde prosedürlere uyulmadığı görülebilir veya ölçüm cihazının kalibrasyon süresinin geçtiği fark edilebilir. Peki böyle bir durumda ne yapılmalı?
İşte tam bu noktada DÖF açmak gündeme gelir.
DÖF açmak, işletmede tespit edilen bir uygunsuzluğun kayıt altına alınması, nedenlerinin araştırılması ve tekrar yaşanmaması için gerekli düzeltici ve önleyici faaliyetlerin başlatılması anlamına gelir.
DÖF, yalnızca mevcut hatayı düzeltmek için değil, hataya yol açan sistemsel sorunu ortadan kaldırmak için de kullanılır.
Örneğin bir fabrikada aynı ürünün sürekli hatalı üretilmesi durumunda yalnızca hatalı ürünleri ayırmak yeterli değildir. Bu hatanın neden tekrarlandığını bulmak ve üretim sürecinde gerekli değişiklikleri yapmak gerekir. DÖF sürecinin temel amacı da budur.
Kısacası DÖF, işletmelerin sorunları geçici çözümlerle geçiştirmek yerine kalıcı olarak çözmesini sağlayan önemli bir kalite yönetimi ve sürekli iyileştirme aracıdır.
DÖF Açmak Ne Demek?
DÖF, Düzeltici ve Önleyici Faaliyet ifadesinin kısaltmasıdır. İşletmelerde ortaya çıkan uygunsuzlukların belirlenmesi, değerlendirilmesi, nedenlerinin araştırılması ve gerekli iyileştirmelerin yapılması için yürütülen sistematik süreci ifade eder.
Bir işletmede herhangi bir şart karşılanmadığında veya belirlenen süreçten sapma meydana geldiğinde DÖF açılması gündeme gelebilir. Bu durum bir müşteri şikâyeti, iç denetim bulgusu, üretim hatası, çalışan kaynaklı bir süreç aksaklığı ya da yasal gerekliliklere uyulmaması olabilir.
Burada önemli bir ayrıntı var: DÖF açmak, yalnızca bir form oluşturmak değildir. Asıl amaç, uygunsuzluğun nedenini bulmak ve tekrarını önleyecek faaliyetleri gerçekleştirmektir.
Örneğin bir işletmede çalışanların kullandığı ölçüm cihazlarının kalibrasyon tarihlerinin takip edilmediğini düşünelim. Kalibrasyon süresi geçen cihazı yeniden kalibre ettirmek mevcut sorunu çözer. Ancak diğer cihazların da aynı duruma düşmesini engellemek için bir takip sistemi oluşturulması gerekir.
İşte bu ikinci işlem, DÖF sürecinin asıl değerini ortaya koyar.
DÖF Neden Açılır ve Ne İşe Yarar?
Bir işletmede meydana gelen uygunsuzluğu görmezden gelmek, sorunun ortadan kalktığı anlamına gelmez. Hatta küçük bir aksaklık zamanla daha büyük kalite problemlerine, müşteri kayıplarına veya maliyet artışlarına neden olabilir.
DÖF açılmasının temel amacı, uygunsuzlukların kontrol altına alınmasını ve aynı problemin yeniden yaşanma ihtimalinin azaltılmasını sağlamaktır.
DÖF süreci işletmelere şu konularda yardımcı olur:
- Üretim ve hizmet süreçlerindeki hataların belirlenmesini sağlar.
- Müşteri şikâyetlerinin sistematik biçimde değerlendirilmesine yardımcı olur.
- Uygunsuzlukların gerçek nedenlerinin ortaya çıkarılmasını sağlar.
- Tekrarlayan hataların önlenmesine katkıda bulunur.
- Çalışanların görev ve sorumluluklarının netleştirilmesini destekler.
- Yönetim sistemi performansının geliştirilmesine yardımcı olur.
- Denetimlerde tespit edilen uygunsuzlukların takip edilmesini sağlar.
- İşletmenin sürekli iyileştirme çalışmalarına veri oluşturur.
Burada DÖF’ün yalnızca kalite departmanının sorumluluğunda olan bir işlem olmadığını da belirtmek gerekir. Uygunsuzluğun kaynağına göre üretim, satın alma, insan kaynakları, bakım, depo, bilgi teknolojileri veya diğer birimler sürece dahil olabilir.
DÖF Hangi Durumlarda Açılır?
DÖF, işletmede belirlenen bir şartın karşılanmadığı veya bir uygunsuzluğun ortaya çıktığı durumlarda gündeme gelir. Ancak her küçük aksaklık için mutlaka kapsamlı bir DÖF açılması gerektiğini düşünmek doğru değildir. İşletme, uygunsuzluğun etkisini, tekrar etme ihtimalini ve oluşturduğu riski değerlendirmelidir.
DÖF açılmasını gerektirebilecek yaygın durumlar şunlardır:
1. İç denetim ve dış denetim uygunsuzlukları
İşletmelerin yönetim sistemleri belirli aralıklarla denetlenir. Bu denetimlerde standart şartlarının, işletme prosedürlerinin veya diğer uygulanabilir gerekliliklerin karşılanmadığı tespit edilebilir.
Örneğin ISO 9001 iç denetiminde çalışanların güncel olmayan bir prosedüre göre işlem yaptığı görülürse uygunsuzluğun değerlendirilmesi ve gerekli düzeltici faaliyetlerin planlanması gerekir.
2. Müşteri şikâyetleri
Müşteriden gelen şikâyetler DÖF sürecinin önemli kaynaklarından biridir. Özellikle aynı şikâyetin tekrar etmesi, ürün veya hizmet kalitesinde sistemsel bir sorun bulunduğuna işaret edebilir.
Örneğin bir müşterinin teslim aldığı ürünlerin sürekli eksik gönderildiğini bildirmesi durumunda yalnızca eksik ürünleri tamamlamak yeterli olmayabilir. Sipariş hazırlama, stok kontrolü ve sevkiyat süreçlerinin birlikte incelenmesi gerekir.
3. Üretim ve hizmet hataları
Üretim sırasında ölçü toleranslarının aşılması, yanlış malzeme kullanılması, hatalı etiketleme veya hizmetin sözleşmede belirtilen şartlara uygun sunulmaması DÖF ihtiyacı doğurabilir.
4. Tekrarlayan iş kazaları ve iş güvenliği sorunları
İş sağlığı ve güvenliği alanında meydana gelen olaylar, ramak kala bildirimleri ve tekrarlayan tehlikeli durumlar değerlendirilmelidir. Olayın nedenleri araştırılarak gerekli kontrol önlemleri belirlenebilir.
5. Çevre yönetimi uygunsuzlukları
Atıkların yanlış sınıflandırılması, çevresel ölçüm sonuçlarının belirlenen sınırları karşılamaması veya atık yönetimi prosedürlerine uyulmaması gibi durumlarda düzeltici faaliyet süreci gündeme gelebilir.
6. Tedarikçi kaynaklı problemler
Tedarik edilen ürünlerin teknik şartnameye uygun olmaması, belgelerin eksik gönderilmesi veya teslimatlarda sürekli hata yaşanması da uygunsuzluk kaynağı olabilir.
Bu gibi durumlarda yalnızca tedarikçiyi uyarmak yerine problemin kaynağını ve tekrarını önleyecek tedbirleri değerlendirmek gerekir.
DÖF ile Düzeltme ve Düzeltici Faaliyet Arasındaki Fark Nedir?
DÖF sürecini doğru anlayabilmek için üç kavramı birbirinden ayırmak gerekir: düzeltme, düzeltici faaliyet ve önleyici yaklaşım. Bu kavramlar günlük kullanımda birbirine karıştırılabilmektedir.
| Kavram | Anlamı | Örnek |
|---|---|---|
| Düzeltme | Ortaya çıkmış uygunsuzluğu gidermek | Hatalı ürünün yeniden işlenmesi |
| Düzeltici faaliyet | Uygunsuzluğun nedenini ortadan kaldırarak tekrarını önlemek | Üretim kontrol sisteminin yeniden düzenlenmesi |
| Önleyici yaklaşım | Henüz ortaya çıkmamış olası uygunsuzlukların risklerini yönetmek | Benzer üretim hatlarının risk açısından incelenmesi |
Aradaki farkı bir örnek üzerinden açıklayalım.
Bir işletmede üretim hattından hatalı ölçülere sahip ürünler çıktığını düşünelim.
- Düzeltme: Hatalı ürünlerin ayrılması ve uygun olanların yeniden işlenmesi.
- Düzeltici faaliyet: Hatalı üretime neden olan makine ayarlarının ve kontrol yöntemlerinin değiştirilmesi.
- Önleyici yaklaşım: Benzer makinelerde de aynı problemin oluşma ihtimalinin değerlendirilmesi.
Gördüğünüz gibi hatalı ürünleri ayırmak sorunu o an için çözer. Ancak makinenin yanlış ayarlanmasına neden olan problem giderilmediği sürece aynı hata tekrar yaşanabilir.
Önemli standart bilgisi: DÖF ifadesinde önleyici faaliyet kelimesi bulunsa da ISO 9001:2015 standardının 10.2 maddesi uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetleri düzenler. Önleyici yaklaşım ise standardın risk ve fırsatların ele alınmasına ilişkin hükümleriyle yönetilir. Bu nedenle güncel ISO 9001 uygulamasında her potansiyel risk için ayrı bir önleyici faaliyet formu açılması zorunluluğu bulunmaz.
DÖF Süreci Nasıl İşler?
DÖF süreci, uygunsuzluğun tespit edilmesiyle başlar. Ardından sorunun kapsamı araştırılır, gerekli düzeltmeler yapılır ve uygunsuzluğun temel nedeni belirlenir.
Genel bir DÖF süreci aşağıdaki aşamalardan oluşur:
- Uygunsuzluğun tespiti: Problem belirlenir ve kayıt altına alınır.
- İlk müdahale: Gerekli durumlarda uygunsuzluğun etkisi sınırlandırılır.
- Kök neden analizi: Problemin neden ortaya çıktığı araştırılır.
- Faaliyet planlama: Kalıcı çözüm için yapılacak işlemler belirlenir.
- Uygulama: Planlanan düzeltici faaliyetler gerçekleştirilir.
- Kanıtların toplanması: Yapılan işlemler kayıt altına alınır.
- Etkinlik kontrolü: Faaliyetin sorunu gerçekten çözüp çözmediği değerlendirilir.
- DÖF kapatma: Sürecin sonuçları yeterli bulunduğunda kayıt kapatılır.
Bu aşamaların tamamı işletmenin kendi prosedürüne, uygunsuzluğun niteliğine ve ilgili standardın şartlarına göre şekillendirilebilir.
DÖF Nasıl Açılır? Adım Adım Uygulama
DÖF açmak için öncelikle karşılaşılan problemin doğru tanımlanması gerekir. Ardından bu problemin hangi süreçte ortaya çıktığı, kimleri etkilediği ve hangi şartın karşılanmadığı belirlenmelidir.
1. Uygunsuzluğu açık ve anlaşılır biçimde tanımlayın
İlk aşamada neyin yanlış olduğunu somut şekilde açıklayın. Genel ve yoruma açık ifadeler kullanmayın.
Örneğin “Üretimde hata var” ifadesi yeterince açıklayıcı değildir.
Bunun yerine “12 Kasım tarihli üretim kontrolünde, 250 adet ürünün 18 adedinde teknik çizimde belirtilen ölçü toleransının aşıldığı tespit edilmiştir” şeklinde bir tanımlama yapılabilir.
Böylece problemin ne olduğu, ne zaman görüldüğü ve hangi kanıta dayandığı anlaşılır.
2. Uygunsuzluğun kapsamını belirleyin
Problem yalnızca tespit edildiği ürün veya bölümle sınırlı olmayabilir. Aynı hata başka üretim partilerinde, vardiyalarda veya işletmenin farklı bölümlerinde de yaşanmış olabilir.
Bu nedenle mevcut uygunsuzluğun kapsamı araştırılmalıdır. Gerekirse etkilenen ürünler, müşteriler, süreçler ve kayıtlar belirlenmelidir.
3. Gerekli düzeltmeyi gerçekleştirin
Uygunsuzluğun etkisini ortadan kaldırmak veya kontrol altına almak için ilk müdahale yapılır.
Örneğin hatalı ürünler ayrılır, yanlış doküman kullanım dışı bırakılır veya kalibrasyon süresi geçmiş ölçüm cihazı kullanımdan çekilir.
Bu işlemler sırasında gerçekleştirilen düzeltmelerin kanıtları da saklanmalıdır.
4. Kök neden analizi yapın
Şimdi en önemli aşamaya geliyoruz. Uygunsuzluk neden ortaya çıktı?
Bu soruya yalnızca görünen olay üzerinden cevap vermek doğru değildir. Problemin arkasındaki süreçsel veya sistemsel neden araştırılmalıdır.
Örneğin “Çalışan dikkatsiz davrandı” ifadesi tek başına yeterli bir kök neden açıklaması olmayabilir. Çalışanın neden hata yaptığı, kontrol mekanizmasının neden çalışmadığı ve süreçte hangi eksikliklerin bulunduğu incelenmelidir.
5. Düzeltici faaliyetleri belirleyin
Kök neden belirlendikten sonra bu nedeni ortadan kaldıracak faaliyetler planlanır.
Faaliyetler açık, uygulanabilir ve ölçülebilir olmalıdır. Ayrıca her faaliyet için sorumlu kişi veya birim ve hedef tamamlanma tarihi belirlenmelidir.
6. Faaliyetleri uygulayın ve kanıtlayın
Planlanan işlemler gerçekleştirilir. Revize edilen prosedürler, eğitim kayıtları, bakım raporları, kontrol sonuçları ve diğer belgeler faaliyetlerin uygulandığını göstermek için kullanılabilir.
Burada yalnızca “Gerekli düzenleme yapıldı” yazmak yerine hangi düzenlemenin yapıldığını ve bunu hangi kayıtla kanıtladığınızı göstermek daha doğrudur.
7. Faaliyetin etkinliğini kontrol edin
Bir faaliyetin tamamlanmış olması, mutlaka başarılı olduğu anlamına gelmez.
Örneğin üretim hattında yeni bir kontrol mekanizması oluşturulduysa belirli bir süre boyunca üretim sonuçları incelenmelidir. Hata oranının düşüp düşmediği ve aynı uygunsuzluğun tekrar edip etmediği değerlendirilmelidir.
Etkinlik doğrulaması yeterli değilse kök neden ve uygulanan faaliyetler yeniden değerlendirilmelidir.
DÖF Formu Nasıl Doldurulur?
DÖF formu, uygunsuzluğun tespitinden kapatılmasına kadar gerçekleştirilen işlemlerin kayıt altına alındığı dokümandır. İşletmelerin kullandığı formların tasarımı farklı olabilir. Ancak etkili bir DÖF kaydında belirli bilgilerin bulunması önemlidir.
Bir DÖF formunda genellikle şu alanlar yer alır:
- DÖF numarası: Kaydın takip edilmesini sağlayan benzersiz numara.
- Açılış tarihi: Uygunsuzluğun kayıt altına alındığı tarih.
- Faaliyeti başlatan kişi: DÖF talebini oluşturan çalışan veya birim.
- Uygunsuzluk kaynağı: İç denetim, müşteri şikâyeti, üretim, tedarikçi veya diğer kaynaklar.
- Uygunsuzluk tanımı: Tespit edilen problemin açıklaması.
- İlgili şart: Karşılanmayan standart, prosedür, sözleşme veya diğer gereklilik.
- Yapılan düzeltme: Mevcut problemin giderilmesi için gerçekleştirilen işlem.
- Kök neden: Uygunsuzluğa yol açan temel neden.
- Düzeltici faaliyet: Problemin tekrarını önlemek için yapılacak işlemler.
- Faaliyet sorumlusu: İşlemleri gerçekleştirecek kişi veya bölüm.
- Hedef tarih: Faaliyetlerin tamamlanmasının planlandığı tarih.
- Etkinlik doğrulaması: Yapılan işlemlerin yeterliliğinin değerlendirilmesi.
- Kapanış tarihi: DÖF sürecinin tamamlandığı tarih.
- Kanıt ve ekler: Faaliyetlerin gerçekleştirildiğini gösteren kayıtlar.
DÖF formu doldurulurken en çok dikkat edilmesi gereken nokta, uygunsuzluk tanımı, kök neden ve düzeltici faaliyet alanlarının birbirinden farklı bilgiler içermesidir.
Örneğin kök neden bölümüne “Hatalı ürün üretildi” yazılması doğru değildir. Bu ifade problemin kendisini anlatır. Kök neden ise hatalı ürünün neden üretildiğini açıklamalıdır.
Kök Neden Analizi Nasıl Yapılır?
Kök neden analizi, DÖF sürecinin en kritik aşamalarından biridir. Çünkü bir problemin gerçek nedeni belirlenmeden hazırlanan faaliyet planı, çoğu zaman yalnızca geçici bir çözüm sunar.
Kök neden analizinde amaç, sorunun ilk görüldüğü noktayı değil, ortaya çıkmasına yol açan temel faktörleri bulmaktır.
İşletmeler bu amaçla farklı problem çözme yöntemlerinden yararlanabilir.
5 Neden yöntemi
5 Neden yöntemi, bir problemin nedenini bulmak için art arda neden sorusu sorulmasına dayanır. Her cevap, bir sonraki sorunun başlangıç noktası olur.
Örneğin bir işletmede siparişlerin müşterilere sürekli geç gönderildiğini düşünelim.
- Problem: Siparişler zamanında gönderilemiyor.
- Neden? Ürünler sevkiyat bölümüne geç ulaşıyor.
- Neden? Üretim planlaması teslimat tarihlerine uygun yapılmıyor.
- Neden? Satış ve üretim birimleri arasında düzenli bilgi paylaşımı bulunmuyor.
- Neden? Sipariş ve üretim planlamasını birlikte yönetecek tanımlı bir koordinasyon süreci oluşturulmamış.
Bu analiz sonucunda problemin yalnızca çalışanların yavaş çalışmasıyla ilgili olmadığı anlaşılır. Asıl sorun, sipariş ve üretim planlaması arasındaki koordinasyon eksikliğidir.
Burada beş kez neden sorulması bir zorunluluk değildir. Önemli olan, doğrulanabilir ve faaliyetle giderilebilir temel nedene ulaşmaktır.
Balık kılçığı (Ishikawa) diyagramı
Balık kılçığı diyagramı, bir problemin olası nedenlerini belirli kategoriler altında toplamak için kullanılan analiz yöntemidir. Özellikle birden fazla faktörün aynı anda etkili olabileceği durumlarda yararlıdır.
Üretim sektöründe yaygın olarak kullanılan kategoriler şunlardır:
- İnsan: Yetkinlik, eğitim, deneyim ve görev dağılımı.
- Makine: Ekipman arızaları, bakım ve ayar sorunları.
- Metot: İş talimatları, prosedürler ve çalışma yöntemleri.
- Malzeme: Hammadde kalitesi ve tedarik kaynaklı problemler.
- Ölçüm: Kalibrasyon, ölçüm yöntemi ve kontrol sistemleri.
- Çevre: Çalışma koşulları, sıcaklık, nem ve ortam şartları.
Bu kategoriler olası nedenleri sistematik biçimde değerlendirmeye yardımcı olur. Ancak diyagramda sıralanan her ihtimal gerçek kök neden olarak kabul edilmemelidir. Bulgular ve kayıtlarla doğrulama yapılmalıdır.
8D problem çözme yöntemi
8D yöntemi, özellikle karmaşık ve tekrarlayan kalite problemlerinin ekip çalışmasıyla çözülmesi için kullanılan yapılandırılmış bir problem çözme yaklaşımıdır.
Genel olarak şu aşamaları içerir:
- Problemi çözmek için ekip oluşturulması.
- Problemin açık biçimde tanımlanması.
- Geçici koruma önlemlerinin alınması.
- Kök nedenin ve problemin neden tespit edilemediğinin belirlenmesi.
- Kalıcı düzeltici faaliyetlerin seçilmesi.
- Faaliyetlerin uygulanması ve doğrulanması.
- Benzer problemlerin tekrarını önleyecek sistemsel önlemlerin alınması.
- Ekibin çalışmasının değerlendirilmesi ve tamamlanması.
Her DÖF için 8D yöntemi kullanmak zorunlu değildir. Yöntem, problemin karmaşıklığına ve işletmenin ihtiyaçlarına göre tercih edilmelidir.
DÖF Örneği: Bir İşletmede Uygunsuzluk Nasıl Giderilir?
Konuyu daha anlaşılır hâle getirmek için gerçek hayatta karşılaşılabilecek bir senaryo üzerinden ilerleyelim.
Bir üretim işletmesinde yapılan iç denetimde, bazı ölçüm cihazlarının kalibrasyon sürelerinin geçtiği tespit ediliyor. Bu cihazların üretim kontrollerinde kullanılmaya devam ettiği görülüyor.
İşletme bu durumda bir DÖF kaydı oluşturuyor.
| DÖF alanı | Örnek açıklama |
|---|---|
| DÖF kaynağı | İç denetim |
| Uygunsuzluk | İki ölçüm cihazının kalibrasyon süresinin geçtiği hâlde kullanılması |
| Yapılan düzeltme | İlgili cihazlar kullanımdan çekilmiş ve kalibrasyon işlemleri gerçekleştirilmiştir. |
| Kök neden | Kalibrasyon tarihleri manuel takip edilmekte, yaklaşan tarihler için sistematik hatırlatma yapılmamaktadır. |
| Düzeltici faaliyet | Tüm ölçüm cihazlarının merkezi takip listesine alınması ve kalibrasyon tarihinden önce otomatik hatırlatma oluşturulması |
| Sorumlu birim | Kalite ve bakım birimleri |
| Kanıt | Güncel kalibrasyon sertifikaları, revize edilmiş takip listesi ve hatırlatma kayıtları |
| Etkinlik kontrolü | Belirlenen takip döneminde cihazların kalibrasyon durumlarının kontrol edilmesi |
Bu örnekte yalnızca kalibrasyonu geçmiş cihazlar yeniden kalibre edilmemiştir. Aynı sorunun tekrar yaşanmasına neden olan takip eksikliği de giderilmeye çalışılmıştır.
İyi bir DÖF’ün temel farkı tam olarak budur: Mevcut uygunsuzluğu gidermek ve tekrarını önleyecek sistemi oluşturmak.
ISO Standartlarında DÖF Süreci Nasıl Ele Alınır?
DÖF uygulamaları özellikle yönetim sistemi standartlarında önemli bir yere sahiptir. Farklı standartlar farklı yönetim alanlarını ele alsa da uygunsuzlukların değerlendirilmesi ve düzeltici faaliyetlerin yürütülmesi ortak bir yönetim yaklaşımıdır.
ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi
ISO 9001:2026, kalite yönetim sistemlerinin kurulması, uygulanması ve sürekli iyileştirilmesi için uluslararası gereklilikleri belirleyen güncel standarttır. Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet konusu standardın 10.2 maddesinde ele alınır.
Kuruluş, bir uygunsuzluk meydana geldiğinde öncelikle duruma uygun şekilde müdahale etmeli, gerekli düzeltmeleri yapmalı ve ortaya çıkan sonuçları değerlendirmelidir. Ardından problemin nedenlerini araştırarak tekrar yaşanmasını veya başka süreçlerde ortaya çıkmasını önleyecek faaliyetleri belirlemelidir.
Bu kapsamda uygunsuzluğun analizi, kök nedenlerin belirlenmesi, düzeltici faaliyetlerin uygulanması ve faaliyetlerin etkinliğinin değerlendirilmesi önem taşır. Gerekli durumlarda yönetim sisteminde de değişiklik yapılmalıdır.
ISO 9001:2026, önceki baskının yönetim sistemi yapısını korurken açıklık, kalite kültürü, liderlik ve risklerin değerlendirilmesi konularında güncellemeler getirmiştir. Bu nedenle işletmelerin DÖF prosedürlerini güncel standardın gerekliliklerine göre gözden geçirmesi önemlidir.
ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi
ISO 14001, işletmelerin çevresel etkilerini yönetmesini amaçlayan bir yönetim sistemi standardıdır.
Çevre yönetimi kapsamında meydana gelen uygunsuzluklar; atık yönetimi, çevresel ölçümler, emisyon kontrolleri, yasal yükümlülükler veya operasyonel kontrol eksiklikleriyle ilişkili olabilir.
Örneğin tehlikeli atıkların uygun şekilde ayrıştırılmadığının tespit edilmesi durumunda mevcut uygunsuzluğun giderilmesi ve bu hataya yol açan süreçlerin incelenmesi gerekir.
ISO 45001 İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi
ISO 45001 kapsamında iş sağlığı ve güvenliğiyle ilgili uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler 10.2 maddesi çerçevesinde ele alınır.
İş kazaları, ramak kala olaylar, güvenli olmayan çalışma koşulları ve belirlenen iş güvenliği kontrollerinin uygulanmaması değerlendirme gerektirebilir.
Örneğin bir üretim alanında koruyucu ekipmanların düzenli kullanılmadığı görülürse yalnızca çalışanlara uyarı verilmesi yeterli olmayabilir. Ekipman erişimi, iş organizasyonu, eğitim ve denetim mekanizmaları da incelenmelidir.
ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi
ISO 27001 kapsamında bilgi güvenliği yönetim sistemiyle ilgili uygunsuzluklar da değerlendirilir.
Yetkisiz erişimler, erişim yetkilerinin hatalı tanımlanması, güvenlik prosedürlerinin uygulanmaması veya dokümantasyon eksiklikleri düzeltici faaliyet ihtiyacı doğurabilir.
Örneğin işten ayrılan bir çalışanın sistem erişiminin zamanında kapatılmadığı tespit edilirse yalnızca ilgili hesabın kapatılması yeterli olmayabilir. İşten ayrılma ve erişim yetkisi kaldırma süreçlerinin birlikte gözden geçirilmesi gerekir.
Bu standartların tamamında ortak yaklaşım, uygunsuzluğun yalnızca görünen sonucunu değil, ortaya çıkmasına neden olan faktörleri de ele almaktır.
DÖF Açarken Yapılan Hatalar Nelerdir?
DÖF sürecinin işletmelerde etkisiz kalmasının en önemli nedenlerinden biri, kayıtların yalnızca prosedür gereği hazırlanmasıdır. Form doldurulmuş olabilir ancak gerçek problem çözülememiştir.
En sık karşılaşılan hatalar şunlardır:
- Kök neden yerine problemi yazmak: Uygunsuzluğun açıklamasını kök neden bölümüne tekrar yazmak.
- Çalışanı suçlamak: Araştırma yapmadan bütün hataları personel dikkatsizliğine bağlamak.
- Yalnızca geçici çözüm üretmek: Hatalı ürünü ayırıp üretim sürecindeki sorunu görmezden gelmek.
- Belirsiz faaliyet tanımlamak: “Gerekli önlemler alınacaktır” gibi ölçülemeyen ifadeler kullanmak.
- Sorumlu belirlememek: Faaliyetlerin hangi kişi veya birim tarafından gerçekleştirileceğini açıklamamak.
- Termin tarihi oluşturmamak: Faaliyetlerin ne zaman tamamlanacağını belirlememek.
- Kanıt toplamamak: Yapılan işlemleri doğrulayacak kayıtları saklamamak.
- Etkinliği kontrol etmemek: Faaliyet tamamlandığı için DÖF’ü doğrudan kapatmak.
Özellikle “personel uyarıldı” ifadesi sık kullanılan ancak çoğu zaman yetersiz kalan faaliyet örneklerinden biridir. Eğer problem bir süreç veya kontrol eksikliğinden kaynaklanıyorsa yalnızca çalışanı uyarmak aynı hatanın tekrarını engellemeyebilir.
Bu nedenle DÖF hazırlarken her faaliyetin belirlenen kök nedenle doğrudan ilişkili olması gerekir.
DÖF Ne Zaman Kapatılır?
DÖF’ün kapatılması için yalnızca planlanan işlemlerin tamamlanması yeterli değildir. Uygunsuzluğun giderildiği, gerekli düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirildiği ve bu faaliyetlerin amacına ulaştığının değerlendirildiği gösterilmelidir.
DÖF kapatma sürecinde genel olarak şu konular kontrol edilir:
- Uygunsuzluk doğru şekilde tanımlanmış mı?
- Gerekli düzeltmeler gerçekleştirilmiş mi?
- Kök neden yeterli biçimde analiz edilmiş mi?
- Düzeltici faaliyetler belirlenen sorumlular tarafından uygulanmış mı?
- Uygulamaya ilişkin kanıtlar mevcut mu?
- Faaliyetlerin etkinliği değerlendirilmiş mi?
- Gerekli doküman ve süreç güncellemeleri yapılmış mı?
Bu değerlendirmeler sonucunda faaliyetler yeterli bulunursa DÖF kapatılabilir. Yetersiz bulunması durumunda ise ek faaliyetler planlanabilir veya kök neden analizi yeniden ele alınabilir.
Denetim sonucunda açılan uygunsuzluklarda ayrıca belgelendirme kuruluşunun belirlediği bildirim ve doğrulama sürelerine uyulmalıdır. Bu süreler uygunsuzluğun sınıfına, denetimin türüne ve ilgili belgelendirme kurallarına göre değişebilir.
Sık Sorulan Sorular
DÖF açmak ne anlama gelir?
DÖF açmak, işletmede tespit edilen bir uygunsuzluğun resmi olarak kayıt altına alınması, nedenlerinin araştırılması ve tekrarını önlemek için düzeltici faaliyet sürecinin başlatılmasıdır.
Her uygunsuzluk için DÖF açmak zorunlu mudur?
Her küçük aksaklık için mutlaka aynı kapsamda bir DÖF açılması gerekmez. İşletme, uygunsuzluğun niteliğini, etkisini, tekrar ihtimalini ve riskini değerlendirmelidir. Ancak uygulanabilir standart şartlarının ve işletmenin kendi prosedürlerinin gereklilikleri dikkate alınmalıdır.
DÖF kim tarafından açılır?
DÖF, işletmenin prosedürüne göre uygunsuzluğu tespit eden çalışan, kalite sorumlusu, bölüm yöneticisi veya yetkilendirilmiş başka bir kişi tarafından başlatılabilir. Faaliyetin yürütülmesi ise çoğunlukla ilgili süreç sahibinin sorumluluğundadır.
DÖF formu nedir?
DÖF formu, uygunsuzluğun tanımını, kaynağını, kök nedenini, yapılan düzeltmeleri, planlanan düzeltici faaliyetleri, sorumluları ve etkinlik doğrulama sonuçlarını kayıt altına alan dokümandır.
DÖF ile CAPA aynı şey midir?
CAPA, İngilizce Corrective and Preventive Action ifadesinin kısaltmasıdır. DÖF ise Türkiye’de kullanılan Düzeltici ve Önleyici Faaliyet ifadesidir. Her iki kavram da uygunsuzlukların ele alınması ve tekrarının önlenmesine yönelik faaliyetlerle ilişkilidir. Ancak kullanılan süreç ve terimlerin kapsamı ilgili standarda ve işletmenin uygulamasına göre değerlendirilmelidir.
DÖF açmak ISO 9001 için gerekli midir?
ISO 9001:2015 standardının 10.2 maddesi, uygunsuzlukların ve düzeltici faaliyetlerin ele alınmasını gerektirir. Standardın belirli bir isimde veya tasarımda DÖF formu kullanma zorunluluğu yoktur. Önemli olan, gerekli faaliyetlerin yürütülmesi ve sonuçlarının dokümante edilmiş bilgi olarak muhafaza edilmesidir.
DÖF kaç günde kapatılır?
DÖF için bütün işletmelerde geçerli tek bir kapanış süresi yoktur. Süre, uygunsuzluğun önemine, problemin karmaşıklığına, yapılacak faaliyetlere ve varsa denetim veya sözleşme gerekliliklerine göre belirlenir.
DÖF açılmazsa ne olur?
Uygunsuzlukların uygun şekilde ele alınmaması, aynı problemlerin tekrarlanmasına, müşteri memnuniyetinin düşmesine ve yönetim sisteminin etkinliğinin zayıflamasına neden olabilir. Denetimlerde tespit edilen uygunsuzlukların gereği gibi ele alınmaması ayrıca belgelendirme sürecini de etkileyebilir.
DÖF açmak kalite departmanının görevi midir?
Kalite departmanı DÖF sürecinin koordinasyonunu sağlayabilir. Ancak uygunsuzluğun kaynağına göre üretim, satın alma, bakım, insan kaynakları, depo veya diğer birimler de sorumluluk üstlenir. Kalıcı çözüm için ilgili süreç sahiplerinin sürece katılması önemlidir.
Sonuç: DÖF Açmak Bir Form Doldurmaktan Daha Fazlasıdır
DÖF açmak, işletmede ortaya çıkan bir uygunsuzluğu kayıt altına alarak sorunun nedenini araştırmak ve tekrar yaşanmasını önleyecek faaliyetleri başlatmak demektir.
Başarılı bir DÖF sürecinde yalnızca mevcut hata giderilmez. Hatanın ortaya çıkmasına neden olan süreçler de değerlendirilir. Böylece işletme aynı problemle tekrar karşılaşmamak için gerekli iyileştirmeleri gerçekleştirebilir.
Özellikle ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 ve ISO 27001 gibi yönetim sistemi standartlarını uygulayan kuruluşlar için DÖF yaklaşımı, sistemin etkinliğini korumak ve sürekli iyileştirmeyi desteklemek açısından önemlidir.
Unutulmaması gereken temel nokta şudur: İyi bir DÖF, sorunun yaşandığını belgelemekle yetinmez; neden yaşandığını açıklar ve tekrarını önlemek için ne yapıldığını kanıtlar.
DÖF Sürecinde İlgili Kalite Yönetimi Konuları
DÖF sürecini doğru yönetebilmek için uygunsuzlukların nasıl sınıflandırıldığını ve neden kaynaklandığını bilmek önemlidir. Özellikle denetimlerde karşılaşılan majör ve minör uygunsuzluklar, işletmenin hangi konularda düzeltici faaliyet başlatması gerektiğini anlamasına yardımcı olur. Problemin temel nedenlerini araştırırken balık kılçığı diyagramı gibi kök neden analizi araçlarından yararlanılabilir.
Öte yandan DÖF çalışmaları, işletmenin genel iyileştirme yaklaşımından bağımsız düşünülmemelidir. Planlama, uygulama, kontrol ve önlem alma aşamalarını içeren PUKÖ döngüsü, düzeltici faaliyetlerin yönetim sistemi içerisindeki yerini anlamak açısından önemlidir. ISO belgelendirme sürecinde ise belgelendirme denetimi sırasında tespit edilen uygunsuzlukların uygun şekilde ele alınması gerekir.
Kalite yönetimi, uygunsuzluk yönetimi ve ISO belgelendirme süreçleri hakkında daha fazla bilgi edinmek isteyen işletmeler DSR Belgelendirme üzerinden ilgili hizmet ve bilgilendirme içeriklerine ulaşabilir.