Günümüz dijital pazarlama dünyasında, ticari elektronik iletilerin (SMS, e-posta, arama) hukuki bir zemine oturtulması artık bir tercih değil, yasal bir zorunluluktur. 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun kapsamında hayatımıza giren İleti Yönetim Sistemi (İYS), hem hizmet sağlayıcılar hem de alıcılar için merkezi bir köprü görevi görür.
İYS Nedir? İleti Yönetim Sistemi; hizmet sağlayıcıların arama, SMS ve e-posta gibi ticari iletiler için aldıkları izinleri sakladıkları, reddetme haklarını yönettikleri ve şikayet süreçlerini takip ettikleri ulusal veri tabanı sistemidir.
İYS Neden Gereklidir?
İYS kullanımı, Türkiye’deki tüm ticari işletmeler için aşağıdaki temel amaçlara hizmet eder:
- Yasal Uyumluluk: İzinli pazarlama süreçlerinin KVKK ve İYS yönetmeliğine uygun yürütülmesi.
- Merkezi Kontrol: Alıcılara, tüm izinlerini tek bir noktadan (e-Devlet veya iys.org.tr üzerinden) yönetme imkanı tanıması.
- İdari Para Cezalarından Korunma: İzinsiz gönderilen her bir iletinin yüksek maliyetli cezai yaptırımlarından işletmeyi izole etmesi.
Bölüm 2: İYS Kayıt Süreci ve Zorunluluk Kapsamı
İYS Kaydı Nasıl Yapılır? Adım Adım Başvuru Rehberi
İleti Yönetim Sistemi’ne kayıt süreci, işletmenin türüne (şahıs şirketi veya tüzel kişilik) göre farklılık gösterse de temel işleyiş dijitalleşmiş durumdadır. İşte adım adım izlemeniz gereken yol:
- Ön Hazırlık ve E-İmza: Başvuru yapacak yetkilinin e-imzası veya mobil imzası hazır olmalıdır. Tüzel kişiliklerde MERSİS numarası ve vergi numarası bilgileri güncel tutulmalıdır.
- Sisteme Giriş:
iys.org.tradresi üzerinden “Hizmet Sağlayıcı Girişi” sekmesine tıklanır. - Başvuru Formunun Doldurulması: İşletme bilgileri, marka detayları ve iletişim bilgileri sisteme girilir.
- Temel Hizmetler Sözleşmesi: İYS tarafından sunulan elektronik sözleşme, yetkili kişi tarafından e-imza ile imzalanır.
- Onay Süreci: İYS yönetiminin incelemesinin ardından hesabınız aktif hale gelir ve artık veri yüklemeye hazır olursunuz.
İYS Kaydı Kimler İçin Zorunludur?
Birçok işletme “Benim sadece birkaç yüz müşterim var, yine de kayıt olmalı mıyım?” sorusunu soruyor. İşte yasal zorunluluk kriterleri:
- Ticari İleti Gönderen Tüm Gerçek ve Tüzel Kişiler: SMS, e-posta veya sesli arama yoluyla mal ve hizmetlerini pazarlayan, işletmesini tanıtan her kurum İYS’ye kayıt olmak zorundadır.
- İstisnalar: Sadece vakıf, dernek veya meslek kuruluşlarının kendi üyelerine gönderdiği iletiler ile devlet kurumlarının bilgilendirmeleri bu kapsamın dışındadır. Ancak, bu kurumlar ticari bir faaliyet (ürün satışı vb.) yürütüyorsa onlar da sisteme dahil olmalıdır.
Önemli Not: İYS kaydı yaptırmadan ticari ileti göndermek, her bir ileti başına ciddi idari para cezalarıyla (KVKK ve ETK kapsamında) sonuçlanabilir.
Bölüm 3: İYS Veri Yükleme ve İzin Yönetimi
İYS’ye Veri Yükleme Yöntemleri: API ve Manuel Süreçler
İletişim adreslerinizi (telefon ve e-posta) sisteme yüklemek ve mevcut izinleri senkronize etmek için İYS iki ana yöntem sunar. İşletmenizin veri hacmine göre bu yöntemlerden birini seçmelisiniz.
1. Manuel Veri Girişi (Panel Üzerinden)
Veri seti küçük olan (genellikle 5.000 altı kayıt) işletmeler için uygundur.
- Tekli Yükleme: İletişim adresleri tek tek panele girilir.
- Dosya ile Yükleme (CSV/Excel): Hazırlanan şablon dosyası sisteme toplu olarak yüklenir.
- Kullanım: Hızlıdır ancak veri güncelliğini korumak için sürekli manuel müdahale gerektirir.
2. API Entegrasyonu (Otomatik Senkronizasyon)
Veri akışı yoğun olan ve müşteri veritabanı (CRM) kullanan büyük ölçekli işletmeler için en sağlıklı yöntemdir.
- Gerçek Zamanlı Güncelleme: Bir müşteri web sitenizden izin verdiğinde veya reddettiğinde, bu bilgi API üzerinden saniyeler içinde İYS’ye aktarılır.
- Hata Payının Azalması: Manuel dosya yükleme sırasındaki hataları (yanlış format, mükerrer kayıt vb.) ortadan kaldırır.
İzin ve Ret Bildirimlerinde “3 İş Günü” Kuralı
İYS yönetmeliğine göre, sistemin dinamik kalması için çok kritik bir süre kısıtlaması vardır:
- Veri Aktarım Süresi: Alıcıdan alınan ticari elektronik ileti izni, en geç 3 iş günü içinde İYS’ye kaydedilmelidir.
- Ret Hakkı: Alıcı, reddetme hakkını kullandığında (örneğin SMS ile “RET” yazdığında), bu durum yine 3 iş günü içinde sisteme işlenmeli ve ileti gönderimi durdurulmalıdır.
Bölüm 4: İYS Cezaları ve Denetim Süreçleri
İleti Yönetim Sistemi (İYS) Cezaları: Riskleri Nasıl Yönetirsiniz?
İYS’ye kayıt olmamak veya sistem üzerindeki “ret” bildirimlerine rağmen ileti göndermeye devam etmek, işletmeleri iki farklı koldan yasal kıskaca alır: 6563 sayılı ETK (Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun) ve 6698 sayılı KVKK.
Güncel İdari Para Cezaları (2026 Tahmini/Güncel)
İzinsiz ileti gönderiminde cezalar “her bir ileti başına” veya “toplu ihlal” durumuna göre kademelendirilir:
- İzinsiz İleti Gönderimi: Onay alınmadan gönderilen her bir SMS veya e-posta için belirlenen cezalar, ihlalin tekrarı ve kapsamına göre katlanarak artar.
- Ret Bildirimine Rağmen İleti Gönderimi: Alıcı “iptal” veya “ret” hakkını kullanmasına rağmen 3 iş günü içinde gönderim durdurulmazsa, bu durum “kasten ihlal” sayılır ve en üst sınırdan ceza uygulanır.
- İYS Kaydı Olmadan Gönderim Yapmak: Sisteme hiç dahil olmadan yapılan toplu gönderimler, Ticaret Bakanlığı denetçileri tarafından doğrudan tespit edilebilir ve işletmenin tüm pazarlama faaliyetlerinin durdurulmasına kadar gidebilir.
Denetim Süreci Nasıl İşler?
Denetimler genellikle iki şekilde tetiklenir:
- Vatandaş Şikayeti: Alıcılar, kendilerine gelen izinsiz iletileri e-Devlet veya İYS üzerinden saniyeler içinde şikayet edebilir. Bu şikayetler doğrudan Ticaret İl Müdürlüklerine düşer.
- Resen Denetim: Ticaret Bakanlığı, veri tabanı üzerinden İYS kayıtlarını ve gönderim trafiklerini eşleştirerek şüpheli gördüğü işletmeler hakkında inceleme başlatabilir.
DSR Belgelendirme Notu: İYS uyumu sadece bir kayıt işlemi değil, sürekli bir dökümantasyon yönetimidir. Denetim anında “onay formlarınızın” fiziksel veya dijital ıslak imzalı kopyalarının hazır olması, sizi milyonlarca liralık tazminatlardan kurtarabilir.
Bölüm 5: İYS ve KVKK Entegrasyonu
İleti Yönetim Sistemi ile KVKK Uyumu: Veri Güvenliğinde 360 Derece Koruma
Birçok işletme İYS’yi sadece bir “izin listesi” olarak görse de, bu sistem aslında kişisel verilerin korunması (KVKK) ekosisteminin ayrılmaz bir parçasıdır. İYS üzerindeki bir veri ihlali veya usulsüz işlem, doğrudan KVKK kapsamında “Veri Güvenliğine İlişkin Yükümlülüklerin” ihlali anlamına gelir.
İYS Onayı KVKK Açık Rızası Yerine Geçer mi?
En çok karıştırılan konulardan biri budur. İşte net ayrım:
- İYS Onayı: Ticari ileti gönderimi için gerekli olan “pazarlama izni”dir.
- KVKK Açık Rızası: Kişisel verilerin (ad, soyad, telefon vb.) işlenmesi ve saklanması için gereken “hukuki dayanak”tır.
Sonuç: Bir müşteriden İYS onayı almış olmanız, onun verisini dilediğiniz gibi işleyebileceğiniz anlamına gelmez. İletişim verilerini toplarken hem İYS onay metnini hem de KVKK Aydınlatma Metni‘ni eş zamanlı sunmanız şarttır.
Veri Güvenliği ve ISO 27001 Standartları
İYS verilerinin yönetimi, ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi prensipleriyle tam uyumlu olmalıdır. Veri tabanınızdaki izinli listelerin korunması için şu standartlar uygulanmalıdır:
- Erişim Kontrolü: İYS paneline veya API anahtarlarına sadece yetkili personelin erişebilmesi.
- Veri Bütünlüğü: Manuel yüklemeler sırasında verinin bozulmaması veya manipüle edilmemesi.
- Gizlilik: Müşteri listelerinin üçüncü tarafların eline geçmesini engelleyecek şifreleme yöntemleri.
Profesyonel Tavsiye: İYS süreçlerinizi bir “Bilgi Güvenliği Politikası” haline getirmek, olası bir veri sızıntısında kurumunuzun “iyi niyetli ve önlem almış” olduğunu kanıtlar ve cezai indirim sağlar.
Bölüm 6: Sonuç ve Aksiyon Planı (Final)
Sonuç: İYS Uyumunda Başarı İçin 3 Altın Kural
İleti Yönetim Sistemi’nde sorunsuz bir süreç yönetmek ve Google aramalarında otorite olmak için şu adımları izleyin:
- Güncelliği Koruyun: Verilerinizi 3 iş günü kuralına uygun olarak senkronize edin.
- Dökümantasyonu Sağlam Tutun: Sadece dijital onaylara güvenmeyin; fiziksel veya ıslak imzalı formlarınızı da arşivleyin.
- Uzman Desteği Alın: Karmaşık API entegrasyonları ve KVKK uyum süreçleri için profesyonel danışmanlık hizmeti almaktan çekinmeyin.
